Makigami

Administratieve of dienstverlenende processen in kaart brengen  

Zelfs bij organisaties die uitgebreide procesomschrijvingen kennen is het niet ongebruikelijk om te constateren dat wat er beschreven staat en wat er gedaan wordt behoorlijk uiteenloopt. Om vast te leggen wat er werkelijk gebeurt binnen een organisatie is een Makigami sessie een krachtige en interactieve manier. Hiermee brengt u snel uw processen in kaart.

Makigami (het Japanse woord voor ‘rol papier’) brengt processtappen duidelijk in beeld, inclusief de gebruikte informatie, benodigde tijd, de waarde toevoegende stappen en de verspillingen. Bij het in kaart brengen van deze elementen worden de knelpunten en de verantwoordelijkheden in een proces snel zichtbaar.

makigami Met behulp van een Makigami bord wordt snel inzicht verkregen in de verschillende processtappen

Visualisatie van processen

Makigami visualiseert de processen waarvan het product of de dienst niet direct zichtbaar is, bijvoorbeeld bij administratieve of dienstverlenende processen. Deze techniek is dan makkelijker toe te passen dan het traditionele Value Stream Mapping (VSM).

Bij de toepassing van Makigami worden vier elementen onderscheiden:

  • Korte beschrijving van de activiteiten, uitgevoerd door de verschillende functies
  • Documenten en systemen die in het proces gebruikt worden
  • Tijdsanalyse op de doorlooptijd, waardetoevoeging en verspillingen in het proces
  • Knelpunten in de processtap of tussen de processtappen

Afhankelijk van de complexiteit van het proces en de kennis en ervaring van de deelnemers, kost het maken van een Makigami in een workshop drie tot vijf dagen. Er worden bij Makigami minder symbolen gebruikt dan bij de toepassing van Value Stream Mapping waardoor Makigami eenvoudiger te gebruiken is. Een goede begeleiding van deze workshop is van groot belang.

Download het artikel ‘gebruik van Makigami in Lean Management‘ voor meer informatie over deze handige techniek.