Eenvoudig processen visualiseren
Makigami visualiseert de processen in kantoren, zorginstellingen en laboratoria en is vooral goed bruikbaar in organisaties waar het ‘product’ of het proces niet direct zichtbaar is. Deze techniek is dan meestal eenvoudiger toe te passen dan Value Stream Mapping (VSM).
Bij de toepassing van makigami worden vier gebieden onderscheiden:
- Een korte beschrijving van de activiteiten, uitgevoerd door de verschillende functies
- De documenten en systemen, welke in het proces gebruikt worden
- Een tijdsanalyse op de doorlooptijd, waardetoevoeging en verspillingen in het proces
- Knelpunten in de processtap of tussen de processtappen.
Niet waardetoevoegende activiteiten in beeld
Bij de toepassing van Makigami worden de niet waardetoevoegende activiteiten zeer goed zichtbaar, evenals de processtappen waar de fouten ontstaan. Het gebruik van Makigami heeft dan ook in veel situaties geleid tot de volgende verbeteringen:
- Doorlooptijd 50 tot 90% korter
- Overdrachtsmomenten in processen (waar veel fouten ontstaan) 50 tot 90% gereduceerd
- Fouten 50 tot 80% minder
<foto of plaatje Makigami toevoegen>
Accent Advies heeft deze techiek bijvoorbeeld toegepast bij het in kaart brengen van administratieve processen in de logistiek en bij het reduceren van de doorlooptijd van de aanmelding, planning en uitvoering van onderhoudsprocessen.
Stappen bij de uitvoering
De stappen bij het gebruik van Makigami zijn vergelijkbaar met de stappen bij VSM:
- Bepaal de scope van de processen
- benoem de processen
- bepaal wie de spelers (afdelingen/functies) in het proces zijn
- Bepaal de Current State Map (vastlegging van de processtappen)
- benoem de knelpunten in het proces
- benoem de documenten en systemen (verzamel de documenten en screenprints)
- Bepaal de toegevoegde waarde van een processtap
- relatie met de doelstellingen van de organisatie / de klantwaarde
- Bepaal de tijden per processtap
- totale doorlooptijd
- aantal overdrachtsmomenten, wachttijd, gemiddelde tijd per overdracht (binnen een functie en tussen functies)
- Analyseer de knelpunten binnen de processtappen
- op overdrachtsmomenten
- Ontwerp een Future State map (het verbeterde proces)
- focus op kwaliteitsverbetering en vermindering van doorlooptijd
- denk vanuit de klantwaarde en andere doelstellingen van de organisatie
- Bepaal de actieplannen
- op basis van een gap analyse tussen de current state en de future state processen
- definieer duidelijke meetmomenten en performance indicatoren
- Implementatie van de verbeteringen
De investering en het resultaat
Afhankelijk van de complexiteit van het proces en de kennis en ervaring van de deelnemers, kost het maken van een Makigami in een workshop één tot drie dagen. De methode is goed toepasbaar bij processen waar de fysieke productstroom minder zichtbaar is. Er worden bij Makigami minder symbolen gebruikt dan bij de toepassing van Value Stream Mapping waardoor Makigami eenvoudiger te gebruiken is. Een goede begeleiding van deze workshop is van groot belang. De analyse van de processen met behulp van Makigami is een investering in tijd, maar de resultaten zijn er ook naar!