Besluitvorming

Faciliteren van besluitvorming – getting it right the first time

Besluitvorming kan een complexe aangelegenheid zijn, vooral als de informatie onvolledig of onzeker is, als de risico’s op een ongewenste uitkomst groot zijn of als de belangen groot, divers en soms tegenstrijdig zijn. Intuïtie, gezond verstand of ‘expertadvies’ zijn dan niet altijd de juiste weg om tot een afgewogen en gedragen besluit te komen.

Een gedegen groepsproces waarbij een onafhankelijke procesfacilitator de besluitvorming in goede banen weet te leiden biedt bij complexe besluiten meer kans om het in één keer goed te doen.

Het begint bij een goede voorbereiding: wat is het doel van het besluit, wat zijn de grenzen (wat wel en wat niet), welke perspectieven (zoals bedrijfseconomisch, technisch, maatschappelijk etc.) worden gehanteerd en welke belanghebbenden worden bij de besluitvorming betrokken.

Daarna worden middels een aantal interviews en werksessie(s) de belangrijkste aspecten van het besluit verder onderzocht en uitgewerkt:

  • wat willen wij bereiken (welke criteria hanteren wij);
  • wat kunnen wij (wat zijn onze opties); en
  • wat weten wij (welke informatie staat ons ter beschikking).

Indien nodig kan generieke beslissingsondersteunende software het proces verder ondersteunen of wordt een meer geavanceerd beslismodel ontworpen. Het organiseren van tegenspraak en het ‘challengen’ van tussenresultaten is onderdeel van een goed georganiseerde dialoog tussen de beslisser(s) en het projectteam. Centraal bij het faciliteren van de besluitvorming is het verkrijgen van buy-in van de belangrijkste stakeholders. Zij worden immers geconfronteerd met de uitkomsten .

Naast het technische/modelmatige gedeelte van besluitvorming zal de facilitator de nodige aandacht schenken aan het omzeilen van valkuilen zoals de risico’s in groepsdenken, overmatig optimisme maar ook eigenbelang of andere irrationele aspecten die de besluitvorming kunnen ondermijnen. Het managen van de groepsdynamiek is hierbij een essentieel onderdeel van de besluitvorming.

Afhankelijk van de complexiteit van het besluit en de beschikbaarheid van informatie over bijvoorbeeld doelen, alternatieven en hun ‘voor en tegens’ kan het besluit in enkele dagen, weken of maanden genomen worden. Hierbij zal een balans gevonden moeten worden tussen ‘Paralysis by Analysis’ en ‘Extinction by Instinct’.